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Cómo cumplir plazos y no morir en el intento
Según un estudio elaborado por la publicación de gestión empresarial Mind-Tools, una gran parte de los emprendedores subestima el tiempo que necesitará para completar un proyecto, especialmente cuando se enfrentan a uno con el que no están demasiado familiarizados.
No existe una única razón que explique el porqué subestimamos el tiempo necesario para realizar una tarea. Ya sea porque no tenemos en cuenta los posibles contratiempos o sucesos inesperados que se presentan siempre en proyectos o trabajos de cierta complejidad o porque fallamos a la hora de visualizar nuestro trabajo con cierta perspectiva, en más de una ocasión nos “pilla el toro” sin haber terminado nuestro cometido.
A medida que se acerca la fecha límite los niveles de ansiedad y crispación se disparan. Algo que no sólo influye en la calidad del trabajo que queda por terminar, sino que puede dar al traste con el buen rollo de cualquier empresa. Sin embargo, existe un método infalible para combatir los nervios ante este tipo de situaciones: la planificación.
Aprender a medir el tiempo nos ayuda a establecer, de forma más precisa, las temidas fechas de entrega o de fin de proyecto (“deadlines” en terminología anglosajona), con lo que nos ahorraremos innecesarios aplazamientos y todos los problemas que el incumplimiento de las fechas acarrea.
Porque la tostada siempre cae por el lado de la mantequilla
“Si algo puede salir mal, saldrá mal”. Con esta contundente máxima Edward A. Murphy resumía toda una serie de infortunios que persiguen al ser humano. Experimentado ingeniero, este peculiar filósofo fue capaz de aprovecharse de la previsión de los errores que el usuario final probablemente cometerá, para optimizar los procesos.
Saltar a ciegas desde el trapecio sin red de seguridad, si bien se presenta como algo emocionante puede traernos demasiadas consecuencias negativas. Por ello, antes de plantearnos cuánto vamos a tardar en completar una tarea, hemos de determinar, con exactitud, qué es lo que queremos conseguir.
Esto supone revisar detalladamente cada una de las partes y tareas que hemos de desarrollar durante todo el proceso, intentando acotar el umbral de incertidumbre al máximo para ajustar al máximo los tiempos.
El siguiente paso, es escribir un listado de todas las tareas que están implicadas y realizar una estimación de tiempo para cada una de ellas, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: gestión del proyecto; planteamiento detallado del mismo; gestión de imprevistos; reuniones; soporte y servicio técnico (en caso de ser necesario); y recopilación y elaboración de la documentación.
Una vez hemos estimado el tiempo suficiente para cumplir con la entrega sin problemas, repasemos la lista que hemos confeccionado. En cuanto nos pongamos a hacerlo lo más seguro es que nos demos cuenta de que hay cosas con las que no habíamos contado. Entre los puntos más importantes para cumplir con los tiempos, debemos asegurarnos de hemos pensado en el tiempo que nos va a llevar:
1. Realizar tareas de gran importancia que tengan prioridad sobre nuestro proyecto.
2. Los imprevistos y “accidentes” de última hora.
3. Reuniones internas con nuestro equipo para coordinar el trabajo.
4. Vacaciones y posibles bajas médicas de nuestros empleados.
5. Gestión de la comunicación con nuestros clientes.
6. Posibles incidentes técnicos (¿a quién no se le ha estropeado el ordenador, le ha sido imposible utilizar la impresora o se ha quedado un día sin Internet?).
7. Posibles devoluciones por parte del cliente o de nuestro departamento de calidad.
Todo lleva más tiempo del que usted piensa
Aunque tomados de manera individual no parece, a simple vista, que puedan poner patas arriba nuestra planificación temporal, lo cierto es que estos factores pueden suponer un incremento importante del tiempo que inicialmente habíamos previsto para completar nuestro trabajo.
Por ello, si lo que nos traemos entre menos es un proyecto de gran importancia, conviene tener en cuenta que no cumplir con los plazos puede transmitir una imagen negativa que a nuestros clientes. ¿Cómo van a confiar en nosotros si ni tan siquiera somos capaces de cumplir con los plazos que nosotros mismos nos hemos impuesto?
Aunque parezca baladí, si no somos capaces de estimar el tiempo de forma correcta, perderemos muchos puntos de credibilidad y reputación ante nuestros clientes, y ante nuestra competencia. No sólo estaremos incumpliendo el calendario, sino que también estaremos sometiendo a nuestros trabajadores o compañeros de equipo a una situación de estrés totalmente innecesaria.
Por último, esta falta de cumplimiento, nos impedirá aceptar nuevos proyectos, y retrasaremos de una forma absurda toda nuestra programación.
El primer paso para gestionar eficazmente el tiempo disponible es comprender, desde el primer momento, la complejidad y las posibles aristas que presenta el proyecto al que nos enfrentamos. Sólo así podremos coger al toro por los cuernos y sortear con facilidad una carrera contrarreloj.
Fuente: MuyPymes
