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La factura electrónica
La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.
Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de factura.
Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros) siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan ciertos requisitos para la incorporación de la firma electrónica cualificada.
Una buena gestión electrónica en todos los pasos y documentos previos facilitará en gran medida la implantación de la factura electrónica y multiplicará exponencialmente los beneficios de la misma.
Por otro lado, acometer el proyecto de incorporar la factura electrónica a la gestión de una empresa, habitualmente implicará revisar el proceso de emisión y recepción de facturas y afectará a más áreas de gestión de las que puede parecer obvio.
Ventajas de la factura electrónica
La factura electrónica genera grandes beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del receptor. Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos.
Dentro de las ventajas comúnmente aceptadas, se presentan las siguientes:
- Ahorro de costes
- Mejora de la eficiencia
- Optimización de la tesorería
- Obtención de información en tiempo real
- Reducción de tiempos de gestión
- Agilidad en la toma de decisiones
- Administración y contabilidad automatizadas
- Control de acciones erróneas
- Uso eficaz de recursos financieros
Costes para las empresas
El objetivo primero de la facturación electrónica es la simplificación de procesos, por lo que la actividad cotidiana de facturación se verá mejorada, si bien dependerá siempre del grado de sofisticación de la solución adoptada.
Es difícil contabilizar el precio de la implantación de una solución de facturación electrónica en sentido amplio, si bien podemos presumir que a mayor grado de complejidad de la plataforma y mayor automatización crecerá inevitablemente el coste de puesta en marcha, a la vez que se lograrán mayores ahorros por cada factura emitida o recibida.
Como orientación, algunos sistemas de implantación sencilla pueden costar unos 30 euros al mes. En otras ocasiones, los prestadores de estas soluciones pueden definir modelos de precio basados en el número de facturas emitidas con valores entre 10 y 20 céntimos de euro por factura.
Si decide empezar a emitir facturas firmadas electrónicamente de manera sencilla para luego ir ampliando el alcance del proyecto, necesitará un programa de firma electrónica y un certificado expedido por un Prestador de Servicios de Certificación.
Enlace: Programa de firma electrónica
Enlace: Ayudas oficiales
Fuente: Red.es
