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Ladrones de tiempo

De todos es sabido que el tiempo es nuestro activo más valioso. El resto de nuestros activos a veces disminuyen, luego aumentan. Tenemos más dinero, menos dinero, luego más cosas, menos cosas.

El resto de nuestros activos son fluctuantes. El tiempo no lo es. El día de ayer no volverá a repetirse. Ni siquiera se repetirá el tiempo empleado en leer este trabajo. Úsalo bien, aprovéchalo.

 

Cuando alguien intenta robarnos cualquier activo nos defendemos. Estamos vigilantes para que esto no ocurra. No ocurre lo mismo cuando lo que se roba es el tiempo. Se dice que: “el tiempo es oro”, pero no parece que ese oro sea de calidad.

 

Hablamos de los “ladrones de tiempo”. Nos roban nuestro activo más valioso. Lo hacen a la luz del día, con todo el descaro, con total impunidad y, a veces, hasta con nuestra comprensión. Son insistentes, si no lo consiguen vuelven a intentarlo. Si alguno de ellos se instala en nuestra organización, puede llegar a pasar desapercibido. Convive con nosotros sin hacerse notar. Puede ser que el robo sea de poca importancia en sí mismo, unos minutos. A lo largo del día pueden ser horas. ¿Y al final del año? Es impresionante.

 

Como dueños de negocios sabemos que nuestros equipos son pagados por tiempo, y por lo tanto los ladrones de tiempo tienen consecuencias económicas inmediatas. Además, afectan directamente a la productividad actual, y lo que es más grave: a la “capacidad de producir” que puede llegar a hipotecar el futuro.

 

¿Quiénes son estos ladrones? El primer paso para combatirlos es conocerlos y detectarlos. Según su fuente podemos establecer dos grupos: impuestos y auto-impuestos. Algunos de ellos los señalamos a continuación. La colaboración de un coach es vital para detectar los que se hayan instalado en tu negocio.

 

 

1) Impuestos:

 

Interrupciones y visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento. Hay que tener en cuenta que se tarda una media de 15 minutos en volver al ritmo de concentración (y por lo tanto de productividad) después de cada interrupción.

 

Esperar por respuestas. Cinco minutos de espera en nuestro antedespacho de un grupo de cuatro personas son mucho más de 20 minutos, ya que al final hay que despedirse y dejar finalizados los temas que se habían iniciado antes de la reunión.

 

Indefinición del trabajo a realizar. Todos lo miembros del equipo deben conocer perfectamente las tareas a desarrollar y los indicadores claves de desempeño.

 

Trabajo excesivo, o mal dimensionado. No siempre el empleado que permanece más horas en su trabajo es el más eficaz. El cansancio y el estrés afectan incluso a la jornada siguiente.

 

Fallos frecuentes en los equipos. Comunicaciones lentas

 

Comunicaciones deficientes. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.

 

Objetivos y prioridades confusos.  Esto supone continuos cambios de actividad sin metas claras. Incluso prioridades en conflicto.

 

Procesos burocráticos.  Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. Si no disponemos de manuales de tareas por puesto, puede haber tareas redundantes. En último término se puede incluso llegar a generar un proceso interno que se retroalimenta generando “ocupación” para otros.

 

Jefe desorganizado.  El estilo personal de un jefe sabemos que acaba siendo imitado por los miembros de su equipo.

 

Baja moral en la empresa.  En este caso además de ser consecuencia de la existencia de alguno, o algunos, de los anteriores, pertenece a ellos, y es el inicio de una situación de especial gravedad

 

 

 

2) Auto impuestos por Ud. mismo:

 

En este apartado, la ayuda de un coach es aún más importante, pues su visión externa permite la identificación de los ladrones de tiempo instalados en nuestra forma de hacer las cosas.

 

Incapacidad para delegar.  Delegar no es abdicar. Delegando adecuadamente, no solamente no se pierde el control del trabajo sino que se aumenta de una manera importante la efectividad y la productividad profesional.

 

Falta de reflexión previa.  Se trata de además de planificar el trabajo, ver la forma más eficiente de hacerlo.

 

Desorden personal.  Organizar nuestra documentación nos ocupara unos minutos cada día, pero nos evitará horas de buscar papeles. No guardar documentos innecesarios.

 

Falta de concentración.  Debemos hacer lo que estamos haciendo. Trabajar en tiempo “real” Work in ‘real’ time (captar el tempo, desarrollar sentido de urgencia, hacerlo AHORA!) Desarrollar las habilidades para concentrase en una tarea concreta en cada momento.

 

Entrevistas largas.  Una vez terminado el asunto de la entrevista debemos evitar añadir otros temas y llegar a convertirla en una especie de “magazine”, sin conclusiones. Y sin saber cómo terminar.

 

Falta de autodisciplina.  Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad. Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad.

 

 

No tomar decisiones.  Hay que priorizar tareas. Tomar decisiones rápidamente; dejar de abusar de los en caso de, pero, y quizá. Usar la regla 80/20 para identificar el 20% de las tareas que proporcionan el mayor beneficio y centrarse en ellas. . Separar lo urgente de lo importante.

 

No completar las tareas ya iniciadas.  Los trabajos pendientes disminuyen la concentración en lo que estamos haciendo y nos habitúa a pensar en lo siguiente. A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”. Pero hay que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc.

 

 

Postergar frecuentemente las tareas.  Primero lo peor (afrontar la tarea más odiada al principio del día – evitar el estar pensando sobre la tarea, quitártela de encima cuanto antes!) Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.

 

Fatiga.  Hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes. Es necesario generar energía y fortaleza a través del ejercicio, la dieta y el descanso.

 

Indecisión.  Priorizar las tareas usando A,B,C,D,E (considera las consecuencias al fijar las prioridades). Vuelve a priorizar las tareas A usando 1,2,3 para identificar las tareas del tipo A más importantes

 

 

Ausencia de plan de trabajo.  Fijar un plan de trabajo diario (la noche anterior) La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo.

 

El tipo de personalidad también influye en ello. Los profesionales controladores y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde pues no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos porque absorben más trabajo del que pueden realizar. 

 

Desarrollar la experiencia y pericia en las tareas clave vía práctica y repetición.

 

Aprender a reinventarte a ti mismo al menos una vez al año: identificar que necesitas para ser más productivo, ya que todo cambia (Plan 90 días) Preguntarte a ti mismo regularmente: ¿sabiendo lo que sé ahora mismo, estaría haciendo esto/seguiría con esta relación/trabajaría con este cliente? etc.

 

Estar absolutamente orientado a la acción. Lo que genera resultados es actuar y ejecutar

 

Action Coach

Fuente: Javier Martínez de Baroja, Coach de ActionCOACH