Estrategia
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- Pasos para elaborar una buena reunión de equipo
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Pasos para elaborar una buena reunión de equipo
Las reuniones son muy importantes para el buen funcionamiento de la empresa por lo que es necesario seguir una serie de pautas que nos lleven al éxito en cuestiones de organización laboral. Formapyme sabe que los mejores empresarios tienen muy en cuenta que todo marche correctamente en sus reuniones por lo que le ofrece una serie de pautas a seguir gracias a su amplia experiencia en el mundo empresarial:
1º) Fije el calendario con antelación y adécuelo a expectativas realistas: Es muy importante ser previsor para que cuando llegue el día de la reunión todo el mundo acuda a ella y esté preparado. También es necesario ser realista puesto que no se puede sobrecargar de trabajo a los empleados para que esté todo a punto en dos días si la reunión se ha fijado muy pronto.
2º) Prepare con antelación la reunión: Se recomienda acudir a la sala de reuniones con antelación para evitar problemas de conexión, con el proyector, la falta de suministros de oficina o cualquier otro percance que pueda ser resuelto con acudir una hora antes a la sala de reuniones.
3º) Establezca un orden del día adecuado a la reunión: Hay que tener muy claros los objetivos y los puntos a tratar en la tertulia para que cada persona intervenga y haya tiempo suficiente para todo el mundo. Para ello es necesario que los asistentes tengan en su poder previamente el orden del día como mínimo un día antes de la reunión.
4º) Sea un buen mediador: Pueden darse situaciones de conflicto y muchas veces los problemas personales pueden verse reflejados en cuestiones laborales por lo que es recomendable que quien realiza la reunión tenga el control durante todo el tiempo de su celebración. En caso contrario, si la gente no es muy dada a colaborar, el mediador debe usar todos sus recursos para conseguir que los participantes se suelten.
5º) Busque una fecha para una futura reunión: Si es necesario organizar una reunión posterior a ésta para observar el funcionamiento de los puntos tratados o como evaluación final se recomienza fijar una fecha al final de la reunión para así ajustarse a todas las agendas de los participantes.
6º) Intente que todos los temas a tratar queden zanjados: Muchas veces por falta de tiempo muchos temas quedan en el aire y sólo son tratados los más importantes. No hay que olvidar que cualquier tema es relevante por lo que el mediador no puede olvidarse de algunos puntos a tratar.
7º) Elabore un cuadro de notas: Se recomienda elaborar las notas nada más terminar la reunión ya que las anotaciones elaboradas a lo largo de ésta se recuerdan en un periodo corto. Las notas deben incluir lo siguiente: Tema de la reunión, fecha de la reunión, participantes (y personas ausentes), orden del día, resumen de cada tema del orden del día, informe de las decisiones.
Fuente: FormaPyme
